१६३. सूचना तथा अभिलेख व्यवस्थापनको परिचय, उद्देश्य, महत्वपूर्ण अभिलेखिकरण र स्थानीय सरकार समेतका विद्यमान चुनौतीहरू

सूचना तथा अभिलेख व्यवस्थापनको परिचय, उद्देश्य, महत्वपूर्ण अभिलेखिकरण  र स्थानीय सरकार समेतका विद्यमान चुनौतीहरू                                                            

✍️ वसन्तराज अधिकारी

                               उपसचिव,  नेपाल सरकार                        

१. परिचय :

सुचना अंग्रेजीमा information जुन सुचकमा quantify गर्न सकिन्छ । तथ्य सत्यमा आधारित आधिकारिक कथन वा दस्तावेजको रूपमा हुन्छ ।  सूचना कुनै पनि सरकारी, सामुदायिक वा निजी कार्यालय वा संघ संस्थाको संस्थागत संस्मरण (Institutional memory) को रुपमा रहन्छ । परम्परागत रुपमा तथ्यांकलाई सूचना बुझिए पनि तथ्यांकलाई प्रशोधन गरि सुचनाको रुपमा वर्गीकरण, तालिकीकरण, विश्लेषण, प्रशोधन गरि सारभुत सूचकांक सहित तयार गरिएको तुलनात्मक, मापन युक्त, यथार्थ, सरल,  जानकारी सहितको विवरण लाई सूचनाको रूपमा ग्रहण गरिन्छ । संविधानमा सूचनाको हकको व्यवस्था र सूचनाको गोपनियता र राष्ट्रिय सूचना आयोग सरकारी निकायको रुपमा र सूचना सञ्चार तथा बिज्ञान प्रविधि मन्त्रालय र सूचना बिभाग रहेको छ । सूचना जानकारी वा खवर लाई अक्षरश: Statistics or State को रुपमा अर्थाउँदा 

…… fact provided or learned about something or someone a vital piece of information. 

What is conveyed or represented by a particular arrangement or sequence of things. 'genetically transmitted information."

यहाँ अभिलेख व्यवस्थापनका सन्दर्भमा केही विवेचना गरिन्छ । 

ल्याटिन शब्दको रिकर्डरी वाट आएको रिकर्ड शब्दको विन्यास रि+कोर+डायरी हुन्छ र यसले स्मरण वा मेमोरीमा राख्ने भन्ने अर्थ बोध गराउँछ । नेपाली शब्द अभिलेख विशिष्ट अर्थमा प्रयुक्त हुन्छ । अभिलेख उत्पत्ति, त्यसको लगत, जिम्मा, गोप्यता, जानकार, सुरक्षा एवं संरक्षण तथा धुल्याउने कार्य नै व्यवस्थापन हो । असल वा राम्रो अभिलेख व्यवस्थापन विशिष्ट (Specific) अद्यावधिक (Upto date), भरपर्दो सूचना अभिलेखिकरण, संक्षिप्त, उपयुक्त (Precise) आकारमा, सूचनामूलक (Informative), स्वफूर्त किसिम को प्रकृति भएको प्रमाण योग्य हुनुपर्दछ । 

२.अभिलेख व्यवस्थापन संग सम्वन्धित पक्षहरू

२.१ परम्परागत विधिहरू 

® दर्ता 

® रजिष्ट्रि

® फाईलिङ्ग र

® ईन्डेक्सिङ आदि । 

२.२ आधुनिक विधिहरू

® डकुमेन्टेशन

® माईक्रोफिल्मिङ

® श्रव्य–दृश्य/अडियो भिजुअलाईजेशन र 

® कम्प्युटराईजेशन 

® डिजिटाईजेशन 

® Software Application &

® Goole Drive saved etc.

 कार्यालयमा प्राप्त भएका र कार्यालयवाट गएका पत्रहरूको अभिलेख सुरक्षित राखि भविश्यमा खोजेको बेला छिटो छरितोरूपमा कागजपत्रहरू पाउन सक्ने व्यवस्थित र बैज्ञानिकरूपमा राख्नुलाई अभिलेख भनिन्छ । कार्यालयमा भएका नीतिगत, कानूनी तथा आर्थिक, प्रशासनिक कार्यसंग सम्वन्धित महत्वपूर्ण कागजपत्रहरू अभिलेख राख्नुपर्छ । अभिलेख व्यवस्थापन द्वारा प्राप्त कागजपत्रहरू सुरक्षापूर्वक राख्ने र आवश्यक कागजपत्रहरू प्रचलित नियमानुसार नष्ट गरिन्छ । अर्को शब्दमा भन्ने हो भने सूचना, तथ्याङ्क वा प्रमाणलाई पाउँदा चाहिने र चाहिंदा पाउने अवस्थामा राख्न त्यसको संरक्षण, वर्गिकरण, उपयोग देखि विसर्जनसम्मका सम्पूर्ण कामको समष्टिगत स्वरूप नै अभिलेख व्यवस्थापन हो जुन संगठनको आधारभूत कार्य निरन्तर प्रकृया एवं प्रणाली हो । आजको बैज्ञानिक र सूचना प्रविधिको युगमा समयको माग, आवश्यकता र सेवाग्राहीको इच्छा र चाहना समेतलाई ह्रदयाङ्गम गरि समयानुकूल व्यवस्थित, बैज्ञानिक, भरपर्दो, गुणस्तरीय, सरल, छिटोछरितो र मितव्ययीरुपमा Goole drive र software tecnology वाट सूचना स्रोतको भण्डारण, समुचित उपयोग तथा व्यवस्थापन गरिनु पर्दछ । 

३.अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य 

(क) कागजपत्रको सुरक्षा गर्नु

(ख) कागजपत्र पुनः प्रयोगमा ल्याउनु 

(ग) खोजेको बखत सजिलै संग भेटिनु 

(घ) समयको वचत हुनु

(ङ) स्थानको वचत हुनु

(च) आगो, पानी, मुसा, घामवाट वचावट गर्नु

(छ) भविश्यमा प्रभाव देखाउन पाउनु 

(ज) सूचना प्रविधिको अत्युत्तम बहुउपयोग गर्दै महत्वपूर्ण सूचना समेतलाई वर्गीकरण गर्दै व्यवस्थापन गर्नु ।

४.अभिलेख व्यवस्थापनका प्रकार 

(४.१) ज्यादै महत्वपूर्ण वा कहिल्यै ननासिने अभिलेख :

यस प्रकारका कागजपत्रहरू १५ बर्ष वा सो भन्दा बढी समयसम्म राख्नु पर्ने अभिलेखलाई ज्यादै महत्वपूर्ण अभिलेख भनिन्छ । नीति, नियम, कानून सम्वन्धी अभिलेख, अचल सम्पतिका कागजपत्र, जग्गाधनी पुर्जा, अन्तर्राष्ट्रिय सम्झौंता, सीमाना, नक्सा, निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण (सिटरोल), विमासम्वन्धी कागजात, महत्वपूर्ण अभिलेख अन्तर्गत पर्दछन् । 

(४.२) महत्वपूर्ण अभिलेख :

त्यस्ता कागजपत्रहरू जुन कम्तिमा ५ देखि १० बर्ष सम्म सुरक्षापूर्वक राख्नुपर्छ ति अभिलेखलाई महत्वपूर्ण अभिलेख भनिन्छ । आर्थिक कारोवारको कागजपत्र जस्तै विजक, बोलपत्र, ठेक्कापट्टा, कागजात, खाताबही, ऋणी वा आसामीको खाता आदि महत्वपूर्ण अभिलेख हुन् । 

(४.३) उपयोगी अभिलेख :

उपयोगी अभिलेख त्यस्तो अभिलेख हो जुन आवश्यकता र उपयोगीता हेरी १ देखि ५ वर्ष सम्म राखिन्छ र कुनै उद्देश्य वा प्रयोजन समाप्त नभएसम्म राखिने अभिलेखहरू साधारण चिठीपत्र, कार्यालय पत्र, बैङ्किङ कागजात अति उपयोगी अभिलेख हुन् । 

५.अभिलेख व्यवस्थापनको आवश्यकता :

© कुनै पनि लिखित कागजात वा सूचनाहरूको व्यवस्थित संरक्षण गर्नु,

© विषयगत, क्रमगत, वर्णाणुक्रमगत वा कुनै संकेत मार्फत निश्चित प्रणालीमा आवद्ध गर्नु,

© महत्वका आधारमा प्राथमिकिरण गर्ने,

® प्रयोग र पुनः प्रयोगकालागि व्यवस्थित भण्डारण गर्न,

© कागजातको हस्तान्तरण गर्न, जिम्मेवारी सार्न, दायित्व सुम्पन,

© प्रतिलिपि उपलब्ध गराउन,

© कार्यालयको विगतको वारेमा जानकारी लिन तथा दिन,

© प्राथमिकताका आधारमा समय समयमा कम प्राथमिकताका कागजात धुल्याउन,

© संस्थागत स्मृतिलाई प्रभावकारी बनाउन,

© संस्थाको भविश्यको योजना तथा कार्यक्रम तयार गर्न,

© संस्था भित्र र अन्तर तथा बाह्य संस्थाहरूसंगको सम्वन्ध सुदृढ बनाई संगठनको अल्पकालिन तथा दीर्घकालिन उद्देश्य पूरा गर्न । 

६.वर्तमान सन्दर्भमा सरकारी अभिलेख व्यवस्थापनका चुनौतीहरू

 वर्तमान सन्दर्भमा सरकारी अभिलेख व्यवस्थापन जटिलतातर्फ उन्मुख हुँदै चुनौतीपूर्ण अवस्था रहेको छ भन्दा अत्युक्ति नहोला । खासगरि साधारण बजेटवाट सञ्चालित सरकारी कार्यालयहरू जस्तो गृह मन्त्रालय अन्तर्गतका कार्यालयहरू लगायत अन्य दर्जनौं कार्यालयहरूको अभिलेख व्यवस्थापनको अवस्था जटिल रहेको छ । कार्यालयको दैनिक अवस्था भवन तथा फर्निचर, -याक दराज आदिको अपर्याप्तता र उचित व्यवस्थापन प्रमुख छन् । Database नै कार्यालयको Think-tank वा मस्तिष्क हो । मस्तिष्क नै उचित सम्बर्द्धन र संरक्षण नभए पूर्ण शरिरको अवस्था कसरी स्वस्थ्य रहला सहजै आंकलन गर्न सकिन्छ । यस तर्फ हाल सम्म कुनै योजना र नेपाल सरकारको ध्यान न पुग्न सकेको पाईदैन । कतै सामान्य बजेटको व्यवस्था भए पनि यसको प्रभावकारिता र उपलब्धी नगन्य रूपमा रहेको छ । 

 बुँदागतरूपमा उल्लेख गर्दा सरकारी अभिलेखहरूको पहिचान नहुनु, प्राथमिकताका आधारमा बर्गिकरण नगरिनु, समुचित व्यवस्थापन हुन नसक्नु, कम्प्युटरको प्रयोग केवल पत्रलेखन वा टाईपराईटरको रूपमा मात्र रहनु आन्तरिक र अन्तरसंस्था र बाह्य संगठन विच कम्प्युटर हुन नसक्ने व्यवस्थित र बैज्ञानिक अभिलेख व्यवस्थापन नगरिनु, बार्षिक कार्यक्रम वा बजेटमा अभिलेख व्यवस्थापनमा वजेट तथा कार्यक्रम विनियोजित नहुनु, अभिलेख सम्वन्धमा दीर्घकालिन नीति तथा योजना नहुनु, विद्यमान अभिलेख व्यवस्थापन जिम्मेवार निकाय वा पदाधिकारी वाट अनुगमन तथा मुल्यांङ्कन गरी प्रतिवेदन नगरिनु आदि चुनौतीहरू रहेका छन् :

७.अभिलेख व्यवस्थापनमा कम्प्युटरको आवश्यकता र महत्व :

 कार्यालयमा सूचना प्रविधि प्रयोगको आवश्यकता दैनिक रूपमा बढ्दो छ । हस्तलिखित कागजी फाईलिङ्गले कार्यालयको भौतिक वातावरण, आन्तरिक अवस्थितिलाई नराम्रो प्रभाव पार्दछ । आवश्यक परेको बेला, महत्वपूर्ण सूचना, तथ्याङ्क, जानकारी, फाईल, टिप्पणी आदि प्राप्त नहुनाले समयमै उचित निर्णय निल नसक्ने अवस्था रहन्छ भने अर्को तर्फ त्यस्ता कागजी फाईलले कार्यालयको धेरै ठाउँ ओगट्ने समस्या पनि रहन्छ । कर्मचारीको निरन्तर सरूवा भईरहने अवस्था भएको ठाउँमा त यस्तो समस्याले अझै ठूलो रूप लिएको देख्न सकिन्छ । आवश्यक तथा महत्वपूर्ण कागजात चाहि फालिने तर अनावश्यक फाईल, कागजातलाई सुरक्षित राम्रो अवस्था समेत आउन सक्छ । यो समस्यालाई कार्यालयमा कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोगले उचित तथ्याङ्क भण्डारण, कार्यप्रक्रिया, निर्क्योल, कर्मचारीको पदीय जिम्मेवारी किटानी, उनिहरूको कार्यसम्पादनको स्तर मापन गर्न सहयोग गर्दछ ।

७.१ कम्प्युटरको आवश्यकता र महत्व :

* कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोगले परम्परागत पद्धति अनावश्यक लामो र झन्झटिलो कागजी प्रकृयालाई कम गर्दछ । 

* औपचारिकतावाद र लामो कार्य प्रक्रियाकालागि लाग्ने समय घटाउँछ । 

* अनावश्यक जनशक्ति संख्या घटाउँछ अर्थात जनशक्तिको प्रभावकारी सदुपयोगलाई जोड दिन्छ । 

* यस्ता कम्प्युटर प्रणाली स्वचालित किसिमका हुन्छन् अर्थात एकपटक स्थापना गरिसकेपछि नीति, नियम, कार्यप्रकृयामा ठूलो अन्तर नआए सम्म निरन्तर रूपमा समेत प्रयोग गर्न सकिन्छ । 

* कार्यालयमा हुन सक्ने सम्भावित छलछाम, ढिलासुस्ती, अनियमितता, ग्राहक र कर्मचारी विच हुन सक्ने अनावश्यक खिंचलो र भ्रष्टाचार जस्ता आपराधिक क्रियाकलापलाई निरूत्साहित गर्दछ । 

* दण्ड र पुरस्कार प्रणाली लागू गर्न सजिलो हुन्छ । 

* कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोगले विज्ञको ज्ञानलाई उसको अनुपस्थितिमा पनि राम्ररी प्रयोग गर्न सकिन्छ । 

* यो कम्युटर प्रणाली सिद्धान्तको वैज्ञानिक प्रयोगले परिणाम नतिजा, उपलब्धि मापन गर्न सकिन्छ । 

* कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोगले यथार्थ, भरपर्दो र समयवद्ध तथ्याङ्क उपलब्ध गराउँछ । 

* कार्यालयको अनावश्यक कागजात भण्डारण गर्ने प्रवृत्तिलाई हटाउँछ । 

* कार्यालय व्यवस्थापनमा हुन सक्ने मानविय त्रुटी कम गर्दछ 

* कार्यालयमा रहेका विभिन्न शाखा प्रशाखा तथा सम्पादन हुने विभिन्न कार्य विच उचित समन्वय कायम गर्न सहयोग गरी आन्तरिक र बाह्य सञ्जाललाई जोडने सेतु (Bridge) को रूपमा कार्य गर्दछ । 

यो ईमेल, इन्टरनेट, वेभसाईट र वेभको प्रयोगले कम्प्युटरको आवश्यकता स्थानियस्तरवाट विश्वव्यापी सञ्जाल (World wide wave), Goole drive र software application सम्म विस्तार भएको अवस्था रहेकोे  छ । जसले विश्व बजारलाई एकीकृत गरि बहुआयामिक (सामाजिक, आर्थिक, राजनीतिक, सांस्कृतिक, बहुआयामिक) विषय र सो संग अन्तरसम्वन्धित उप-विषयहरू लाई बैज्ञानिक र प्राविधिकरूपमा संयोजन गर्ने कार्य गर्दछ । 

 दफा ७. स्थानीय सरकार सञ्चालन ऎन, २०७४ (संशोधन सहित) परिच्छेद -३ गाउँपालिका तथा नगरपालिकाको काम कर्तव्य अधिकारमा व्यवस्थित अभिलेखिकरण :

उपदफा ७.११ गाउँपालिका तथा नगरपालिकाको अधिकार : 

(क) स्थानीय अभिलेख व्यवस्थापन :

(१) स्थानीय अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धि नीति, कानुन, मापदण्ड, योजनाको निर्माण, कार्यान्वयन, अनुगमन र नियमन,

(२) जनसांङ्खिक प्राकृतिक, आर्थिक, सामाजिक, सांस्कृतिक, भौतिक पुर्वाधार, रोजगारीको अवस्था, कुल ग्राहस्थ उत्पादन, प्रतिव्यक्ति आय, मानव बिकास तथा लैङ्गिक सशक्तीकरण सूचकांक, राजस्व तथा आय व्यय समेतको तथ्यांक संकलन र प्रशोधन गरि नविनतम् प्रविधियुक्त र राष्ट्रिय तथा स्थानीय सूचना प्रणालीमा आवद्धता र पार्श्वचित्र तथा स्रोत नक्शाको अद्यावधिक अभिलेखन 

(३) सूचना तथा अभिलेख केन्द्रको स्थापना तथा सञ्चालन

(४) सार्वजनिक सम्पत्ति, सामुदायिक सम्पत्ति, भवन, सडक, पसल, व्यवसायको विवरण सहितको अद्यावधिक अभिलेख

(५) आफ्नो क्षेत्र भित्र सम्पन्न भएका तथा चालू योजनाको विवरण र त्यस्तो योजनाको सम्पत्तिको अद्यावधिक अभिलेखन,

(६) स्थानीय अभिलेख व्यवस्थापनमा नविनतम सूचना प्रविधिको उपयोग

(७) स्थानीय अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धि अन्य कार्य ।

८. उपसंहार :

आजको डिजिटल सूचना प्रविधि तथा अनलाइन सेवाको बैज्ञानिक युगमा सूचना स्रोतको प्रयोग, क्षेत्र महत्व तथा उपयोग दिनानुदिन बढदै गइरहेको तथ्य घाम जत्तिकै छर्लङ्ग छ । नेपालको वर्तमान संविधानमा ३ तहको सरकारको व्यवस्था गरेको छ । मुलतः  संघ, प्रदेश र स्थानीय तहको सरकारको संवैधानिक व्यवस्थालाई सार्थक, प्रयोगसिद्ध बनाउन अ-आफ्नो तहका सरकारहरुले सूचना बैंक, संस्थागत संस्मरण, तथ्यांक तथा सूचनाको बस्तुगत अभिलेखिकरण अद्यावधिक गरि निर्माण गर्ने, व्यवस्थित संरक्षण, सम्बर्द्धन  तथा भण्डारण, समुचित उपयोग गर्नुपर्ने कार्य तथा जिम्मेवारी महत्वपूर्ण  हुन्छ । सरकारको नीति तथा कार्यक्रम, योजना तथा बजेट समेतको आधारमा प्राथमिकीकरण गरि योजनाबद्ध रुपमा संरचनात्मक, संस्थागत, कानुनी, व्यवस्थापकीय संयन्त्र सहितको कार्ययोजनाको निर्माण गरि दिगो बिकास व्यवस्थापन हुनुपर्ने अपरिहार्यता रहेको छ । सार अर्थमा बिश्वका विकसित मुलुकहरू सँग प्रतिस्पर्धात्मकरुपमा  दिनानुदिन अग्रगामी हुनुपर्ने सन्दर्भमा  मानवीय जीवन यापन डिजिटाईजेसन हुँदै गैरहेको वर्तमानपरिप्रेक्ष्यमा सूचना प्रविधिको अत्युत्तम उपयोग गरि सबैको पहुँचयोग्य, विश्वसनीय, बैधानिक, कानुनी मान्यता हुनुपर्ने बिषयमा  जोड दिनु पर्दछ तसर्थ सुचनास्रोत हाम्रा मस्तिष्क आँखा, ह्रदय हातगोडा सहितको पुर्ण शरिरको उपमा दिंदा अत्युक्ति नहोला ।  कोरोना भाईरस (कोभिड -१९)  को भयावह अवस्थाले गर्दा लकडाउन/सटडाउन गर्नुपर्ने अवस्थाको बाध्यात्मक परिणामस्वरूप सेवा प्रवाहको सरल उपाय भनेकै निर्विकल्प डिजिटल वा अनलाईन सेवामा जानुपर्ने हुँदा समयको माग एवं चुनौतीपूर्ण अवस्थालाई मध्यनजर गर्दै समयको माग एवं आवश्यकता अनुरुप अग्रगामी पहलकदमी हुनुपर्ने कुरा शाश्वत रहेको छ ।                     🙏 धन्यवाद                                                                                                                                                                            सन्दर्भ सामग्री :                                                                                                                                                                       १. नयाँ युगबोध राष्ट्रिय दैनिक, दाङ घोराही वाट २०६८ मा प्रकाशित आफ्नै लेख                                                                                 २. हाम्रो भावना राष्ट्रिय दैनिक, बर्दियावाट २०७७ मा प्रकाशित आफ्नै लेख  ।                                                                    

✍️ लेखक : बसन्तराज अधिकारी                                           मिति : २०७७\१२\१८ बुधबार                                             स्थान : कीर्तिपुर, काठमाण्डौं, नेपाल ।