३९५. प्रतिवेदन लेखन

प्रतिवेदन लेखन                                                                     

📒 वसन्तराज अधिकारी 

प्रतिवेदन लेखन

↪ कुनै पनि विषय वा घटनाको विस्तृत अध्ययन र सोधखोजपछि तयार पारिने विवरणलाई प्रतिवेदन भनिन्छ ।
प्रतिवेदन जुनसुकै उल्लेखनीय घटना पनि लेख्न सकिन्छ र यो कुनै गोष्ठी वा सभामा विशिष्ट व्यक्तिहरूका अगानि प्रस्तुत गरिन्छ ।
↪ सभा-समारोह, भ्रमण, जात्रा, मेलापर्व, शैक्षिक गतिविधि, वनभोज दुर्घटना, अनुसन्धानात्मक कार्य, नवीन वैज्ञानिक खोजी आदि प्रतिवेदनका विषय बन्न सक्छन्।
↪ घटनाको अवस्था वा विषय वस्तुको क्षेत्र हेरी प्रतिवेदनको आयाम निर्धारण गरिन्छ त्यसैले प्रतिवेदन यति नै आयाममा लेखिन् पर्छ भन्ने छैन ।
↪ तर, यहाँ लेखिने प्रतिवेदन चाहिँ १००-१५० शब्दसम्मको हुने गर्छ । प्रतिवेदन एक अनुच्छेददेखि दुई -तीन अनुच्छेदसम्म पनि लेख्न सकिन्छ ।
↪ तर, विषयको क्रमिकता चाहिँ यसमा पनि अनिवार्य मानिन्छ। .

⁕ प्रतिवेदन लेख्दा ध्यान दिनु पर्ने कुराहरू

१) प्रतिवेदनका विषयमा गम्भीरता पूर्वक मनन गर्नु पर्छ।
२) सम्बन्धित विषयमा बुंदागत रूपमा तथ्य सङ्कलन गर्नु पर्छ।
३) सङ्कलित बँदाहरूको आदि, मध्य र अन्त्य स्थान निर्धारण गर्नु पर्छ।
४) तथ्यहरूको सत्यता परीक्षण गर्नु पर्छ।
५) विषय वस्तुलाई क्रमबद्ध तरिकाले लेख्दै जानु पर्छ र प्रतिवेदनकै शैलीमा खेसा लेखन गर्नु पर्छ।
६) आवश्यक परिमार्जन सहित विश्वसनीयताका साथ साफी लेखन गर्नु पर्छ ।
७) त्रुटि रहित साफी लेखन गरि सकेपछि प्रतिवेदनका अन्त्यमा दायाँतिर प्रतिवेदकको नाम, पद र संस्था लेख्नु पर्छ।

⁕ प्रतिवेदन लेख्ने तरिका

१. विषयको चयन गर्ने अथवा कुन शीर्षकसँग सम्बन्धित भएर प्रतिवेदन लेने हो भन्ने बारेमा स्पष्ट हुने,
२. विषयको गहन अध्ययन गरी आवश्यक विभिन्न स्थानबाट प्राप्त सामग्रीको विश्लेषण गरी समस्याको मूल जरो पत्ता लगाई समाधानको उपाय प्रस्तुत गर्ने,
३. प्रतिवेदनको आदि भागमा प्रतिवेदन लेखनको विषयको बारेमा सामान्य जानकारी दिइन्छ
४. मध्यभागमा प्रतिवेदन लेखनका लागि सङ्कलित तथ्यहरूको विश्लेषण क्रमबद्ध रूपमा संक्षेपमा प्रस्तुत गरिन्छ
५. अन्त्य भागमा तथ्यहरूको विश्लेषणबाट प्राप्त निष्कर्ष दिई आवश्यक परेमा सुझाव दिइन्छ
६. प्रतिवेदनको भाषा विवरणात्मक वा वर्णनात्मक तथा विश्लेषणात्मक हुन्छ ।
७. प्रतिवेदन प्रायः अन्य पुरुष शैलीमा लेखिन्छ।
८. छोटा पत्र शैलीका प्रतिवेदनमा प्रथम पुरुष शैली पनि प्रयोग गरिन्छ।
९. प्रतिवेदनमा सामान्य भूत वा पूर्ण भूतका वाक्यहरू प्रयोग गरिन्छ।
१०.निष्कर्ष र सुझाव खण्डमा वर्तमान काल वा भविष्यत् कालका ढाँचाका वाक्य प्रयोग गरिन्छ।
११. प्रतिवेदनको अन्तिममा बायाँपट्टि तिथिमिति र दायाँपट्टि प्रतिवेदकको नाम, थर तथा पद बुलाएर लेखिन्छ।
१२. कुनै कार्यालय वा संस्थामा बुझाउनुपर्ने पत्रशैलीका प्रतिवेदनमा सम्बोधन पनि गरिन्छ

प्रतिवेदनको ढाँचा

शीर्षक

सम्बोधन (ऐच्छिक हुने)
परिचय र घटना सङ्केत

मुख्य विवरण/ व्याख्या र

समस्या निष्कर्ष,

समस्या, समाधानको उपाय

सुझाव

मितिः

प्रतिवेदक

नामः

हस्ताक्षर

शिर्षक लेख्ने
-तीन अनुच्छेदमा लेख्ने
-कार्यक्रम वा भ्रमण बारे परिचय पहिलो अनुच्छेदमा; कार्यक्रम को विकाश र त्यहाँ भएका
महत्वपुर्ण घटनाहरु लाइ दोश्रो अनुच्छेदमा र तेश्रो अनुच्छेदमा कार्यक्रमले दिएको संदेश र
यस्ता कार्यक्रमको महत्व बारे दर्शाउने
-अन्त्यमा मिति र प्रतिवेदकको नाम लेखना न भुल्ने

हिँड्दैछ, पाइला मेट्दैछ' भन्ने सिद्धान्तलाई अपनाउने हो भने प्रतिवेदन लेखनको कुनै अर्थ छैन । सम्पन्न कार्यको अभिलेख राख्ने हो, त्यसलाई भविष्यमा सर्न्दर्भ जानकारीका रूपमा प्रयोग गर्ने हो र योजना वा कार्यक्रम सञ्चालनका क्रममा हासिल गरेका उपलब्धि तथा अनुभवहरूलाई भावी कार्यक्रमका सर्न्दर्भमा सदुपयोग गर्ने हो भने प्रतिवेदन अत्यन्तै उपयोगी हुनसक्छ । आजको युगमा प्रतिवेदनप्रतिको आशक्तिमा भएको बढोत्तरीको कारण पनि यही हो । प्रतिवेदन लेखन कुनै विज्ञान नै त होइन, त्यसैले यसका लागि यही सिद्धान्त वा सूत्र प्रयोग गर्नुपर्छ भन्ने छैन । यो त एउटा कला हो । प्रतिवेदन लेखक जति सिर्जनशील भयो, प्रतिवेदन त्यति राम्रो बन्छ, सूचनामूलक बन्छ र उपयोगी बन्छ ।

कला हो भन्दैमा प्रतिवेदन लेखनमा स्वच्छन्दताकै स्वतन्त्रता भने हुँदैन । दस्तावेजका रूपमा सङ्ग्रहित गरिराख्नर्ुपर्ने हुनाले यसको स्वरूप व्यवस्थित हुनु आवश्यक छ भने आफ्नो लागि मात्र नभई यसको तयारी अरूसँग जानकारी बाँडचुँड गर्नका लागि पनि गरिने भएकाले यसमा प्रयोग गरिएको लेखाइ स्पष्ट एवं सरल हुनु पनि उत्तिकै जरूरी छ । अधिकांश प्रतिवेदनहरू दराजको धुलोेभित्र दबिएर बसेका हुन्छन् । भनाइ पनि छ - प्रतिवेदन थन्क्याउनकै लागि तयार गरिन्छ । तर तपाईँ आफ्नो प्रतिवेदनलाई धुलोमा धमिलिएको र दराजको कुनामा कोचिएको देख्न चाहनुहुन्न र प� नीय, दर्शनीय र सङ्ग्रहणीय बनाउन चाहनुहुन्छ भने तल दिइएका कुराहरूमा ध्यान दिनु राम्रै होला ः

१. सात गुण ः प्रतिवेदन लेखनका शैलीहरू विभिन्न हुनसक्छन् तर यो तथ्यपरक, स्पष्ट, सरल, सङ्िक्षप्त, व्यवस्थित, विश्लेषणात्मक र विषयमा केन्द्रित हुनर्ुपर्ने कुरामा कुनै सम्झौता गर्न सकिँदैन । यी सात रङ्गबाट प्रतिवेदनलाई रङ्गाउन सकिएमा यो इन्द्रेनी जत्तिकै सुरम्य हुन्छ । सरल भाषा प्रतिवेदनको प्राथमिक आवश्यकता हो । एउटै लामो जटिल वाक्यको तुलनामा दर्ुइ तीन वटा छोटा वाक्यहरूमा पस्किएका जानकारी स्वादिलो र स्पष्ट हुन्छ । सबैले बुझ्ने खालको शब्दचयनले प्रतिवेदनलाई प� नीय बनाउँछ । सम्बन्धित विषयमा केन्द्रित रही तथ्यपरक रूपमा गरिएको विश्लेषण प्रतिवेदनको गहनतामा अभिवृद्धि गर्दछ ।

२. सुग� न ः प्रतिवेदनलाई सुग� िलो बनाउनका लागि यसका विभिन्न अङ्गहरूलाई क्रमबद्ध तथा व्यवस्थित रूपमा प्रस्तुत गरिनर्ुपर्छ । सामान्य रूपमा एउटा प्रतिवेदनमा सम्मिलित गराइनर्ुपर्ने अङ्गहरू र क्रम यसप्रकार छन् - अग्रपृष्� , विषय-पृष्� , भूमिका, सङ्िक्षप्त शब्दावली, विषयसूची, सार-सङ्क्षेप, परिचय, अनुसन्धान विधि, मूल पा� , विश्लेषण, निष्कर्ष सुझाव र अनुसूची । प्रतिवेदनमा नराखे पनि हुने तर राख्दा जानकारीमूलक देखिने सर्न्दर्भ-ग्रन्थ, प्रश्नावली, सर्म्पर्क व्यक्तिहरू जस्ता कुराहरू अनुसूचीमा राखिन्छन् । प्रतिवेदनका तथ्यहरूका स्रोतका साथै थप जानकारी दिने पादटिप्पणीहरूलाई सम्बन्धित पृष्� मै राख्नु उपयुक्त हुन्छ तर यसलाई पनि अनुसूचीमा समावेश गर्ने चलन पनि नभएको होइन ।

३. उद्देश्यपरक ः प्रतिवेदन लेखन सोखले मात्र लेखिने विषयवस्तु भने होइन । यसको सिर्जनाका पछाडि एउटा स्पष्ट उद्देश्य निहित रहेको हुन्छ र सो उद्देश्यको प्राप्ति नै प्रतिवेदनको सफलता र प्रभावकारिता हो । दैनिक कार्य विवरणको एक पन्ने प्रतिवेदनदेखि लिएर कार्यक्रम मूल्याङ्कनसम्बन्धी सयौँ पृष्� का प्रतिवेदनसम्मको आ-आफ्नै उद्देश्य हुन्छन् । प्रतिवेदनमा निहित उद्देश्यले सामान्य जानकारीलाई अभिलेखीकृत गर्नेदेखि नीतिगत प्रभाव पार्नेसम्मको उद्देश्य समेटेको हुन्छ । लक्षित उद्देश्यबारे सुरूमै स्पष्ट भएमा प्रतिवेदन लेखन कार्यलाई सही दिशा दिन पनि सघाउ पुग्दछ ।

४. चरणबद्ध तयारी ः प्रतिवेदन एकै बसाइमा लेखी सकिने साहित्य होइन । यसलाई खँदिलो र जानकारीमूलक बनाउनका लागि क्रमबद्ध योजनाको तयारी गर्नुका साथै त्यसको अनुसरण गरिनर्ुपर्दछ । र्सवप्रथम प्रतिवेदनको तयारीका उद्देश्यहरू निर्धारण गर्नुका साथै अपेक्षित जानकारीहरूको प्रारूप तयार गरिनर्ुपर्दछ । त्यसैमा आधारित भएर गरिने अध्ययन तथा अनुसन्धानले प्रतिवेदनका लागि कच्चा जानकारीहरू जुटाउँदछ । अनुसन्धानका क्रममा सङ्कलन गरिएका तथ्य एवं तथ्याङ्कहरूको आवश्यकता अनुसारको विश्लेषण प्रतिवेदन लेखनपर्ूवको अर्काे चरण हो । यी सबै चरणहरू पार गरिसकेपछि उपलब्ध जानकारीहरूका आधारमा प्रतिवेदनको मस्यौदा तयार गरिएमा परिष्कृत प्रतिवेदन लेखनमा उल्लेख्य सघाउ पुग्दछ ।

५. समयसीमा ः प्रतिवेदनको परिधिले कहिलेदेखि कहिलेसम्मको अवधिलाई समेट्ने हो भन्ने कुराको निश्चित गर्नु एउटा आवश्यकता हो भने यसका अतिरिक्त प्रतिवेदन लेखन थालनी गर्ने समय र समाप्त गर्ने समय पनि निश्चित गरिएमा उपलब्ध समयसीमामा बाँधिएर प्रतिवेदन लेखन गर्न सकिन्छ । कुनै पनि विषयसम्बन्धी प्रतिवेदन लेखनलाई जति पनि समय लगाएर गर्न सकिने भएकाले विषय र आवश्यकताको प्रकृतिलाई दृष्टिगत गरी समयसीमा निर्धारण गर्नु मह즣2357;पर्ूण्ा भएको हो ।

६. लक्षित वर्ग ः हुन त प्रतिवेदनको अध्येता को हुनेछ भन्ने कुरा लेखनकै समयमा थाहा पाउनु भविष्यलाई हर्ेर्नु जत्तिकै क� िन कुरा हो तर प्रतिवेदनको लक्षित वर्ग को को हुनेछन् भन्ने प्रारम्भिक निर्ण्र्ाागर्न सकिएमा प्रतिवेदनमा प्रयोग गरिने भाषा, गहनता तथा व्यापकताको स्तरसम्बन्धमा निर्ण्र्ाागर्न सजिलो हुन्छ ।

७. साजसज्जा ः मानिस स्वभावैले सौर्न्दर्यप्रेमी भएका कारण प्रतिवेदनलाई पढुँ पढुँ लाग्ने बनाउनका लागि आकर्ष साजसज्जाको प्रयोग अर्काे ध्यान दिनर्ुपर्ने पक्ष हो । प्रतिवेदनको अग्रपृष्� देखि नै साजसज्जालाई ध्यान दिँदै लानर्ुपर्छ । भद्दा वा भड्कीलो नभई सौम्य तथा भद्र शैलीमा गरिएको साजसज्जाले प्रतिवेदनलाई आकर्ष त बनाउँछ नै, यसका साथै प्रतिवेदनले सम्प्रेषण गर्न खोजेको सन्देशलाई स्पष्ट पार्नमा पनि सघाउँछ । शर्ीष्ाक, उप-शर्ीष्ाक, वर्ण्र्ाा तालिका, क्याप्सनहरूमा के कस्ता अक्षर प्रयोग गर्ने भन्ने निर्ण्र्ाागरी प्रतिवेदनको सुरूदेखि अन्त्यसम्म सोही अनुसार प्रयोग गर्दै लगिनर्ुपर्छ । मह즣2357;पर्ूण्ा बुँदाहरूलाई भिन्दै खालका अक्षर -मोटो, ढल्के वा भिन्दै स्वरूपका अक्षर) मा प्रस्तुत गर्न सकिन्छ । सन्तुलित मार्जिन पनि साजसज्जाकै एउटा पाटो हो । १.६ इञ्च बायाँ, एक इञ्च दायाँ, एक इञ्च माथि र एक इञ्च तल � ाउँ छोड्ने चलन बहुप्रचलित रहेको छ । सम्बन्धित तस्बिरहरूको प्रयोगले पनि प्रतिवेदनलाई जानकारीमूलक बनाउनुका साथै सुन्दर बनाउँदछ ।

८. तथ्याङ्क प्रस्तुति ः प्रतिवेदनमा समावेश नगरी नसकिने र सबैभन्दा झर्काेलाग्दो अंश भनेको तथ्याङ्क हो । तथ्याङ्क प्रस्तुतिलाई रोचक र आकर्ष बनाउका लागि त्यसको प्रकृति एवं अनुकूलता अनुसार तालिका, चार्ट, ग्राफ, डायग्राम जस्ता विविधतायुक्त स्वरूपहरू प्रयोग गर्न सकिन्छ । तथ्याङ्क प्रस्तुतिमा कलात्मक सिर्जनशीलता प्रयोग गर्न सकिएमा यसले साजसज्जाको पक्षलाई पनि सघाउँछ ।

९. स्व-सम्पादन ः पहिलो लेखन प्रायः परिपक्व हुँदैन । प्रतिवेदनलाई परिपक्व र दोषमुक्त बनाउने हो भने सम्पर्ूण्ा लेखन सकिएपछि यसको स्व-सम्पादन नगरी नहुने कार्य हो । प्रतिवेदन लेखनका क्रममा चालै नपाई यसप्रति लेखकको मोह विकास भएको हुन्छ र यसको फलस्वरूप � ाउँ � ाउँमा सम्झौता गर्ने, गल्ती नदेख्ने, अस्पष्ट कुरा पनि स्पष्ट देखिने जस्ता कमजोरीहरू हुँदै गएका हुन्छन् । स्व-सम्पादनको एउटा राम्रो तरिका आफूले लेखेको प्रतिवेदनलाई आफूबाट अलग्याउनु हो । प्रतिवेदन लेखन कार्य सकिएपछि त्यसलाई कतै केही दिनका लागि थन्क्याउनुहोस् र आफू अर्कै कुनै कार्यमा संलग्न हुनुहोस् । केही दिनपछि सो प्रतिवेदनमाथि लेखकका रूपमा नभई पा� कका रूपमा आँखा दौडाउनुहोस् । तपाईँ अचम्मको परिणाम पाउनुहुनेछ, अर्थात् तपाईँले विचारै नगर्नुभएका � ाउँहरूमा गल्तीहरू देख्नुहुनेछ । यी गल्तीहरू भाषागत, तथ्यगत, तथ्याङ्कगत, प्रस्तुतिगत वा शैलीगत कुनैपनि हुनसक्छन् । यस प्रक्रियापछि परिमार्जन गरिएको प्रतिवेदन तपाईँ आफैलाई पनि राम्रो लाग्ने पक्का छ ।

१०. प्रतिक्रियाको अपेच्छा ः प्रतिवेदनका माध्यमबाट तपाईँले पा� कलाई केही कुरा सिकाउनुहुन्छ तर प्रतिवेदन आफै तपाईँको सिक्ने स्रोत पनि बन्न सक्छ । यसका लागि प्रतिवेदन लक्षित वर्गसमक्ष वितरण भइसकेपछि उहाँहरूबाट प्रतिक्रियाको अपेक्षा तपाईँले गर्नुका साथै त्यसलाई आत्मसात् गर्न तपाईँ तयार हुनर्ुपर्नेछ । प्राप्त सुझाव तथा प्रतिक्रियाहरूलाई तपाईँ अर्काे प्रतिवेदन लेखनका क्रममा मार्गदर्शकका रूपमा प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ ।