१५५. सरकारी जिन्सी व्यवस्थापन परिचय : उद्देश्य , विविध पक्ष, प्रयोग हुने परिमार्जित फारामहरु, महत्व र सुधारको अपेक्षा

सरकारी जिन्सी व्यवस्थापन परिचय : उद्देश्य , विविध पक्ष, प्रयोग हुने परिमार्जित फारामहरु, महत्व र सुधारको अपेक्षा       

✍️ वसन्तराज अधिकारी 

                अधिवक्ता तथा पुर्व उपसचिव, नेपाल सरकार                              

१. परिचय :

१.१ जिन्सी मालसामानको योजना तथा अनुमान गर्ने देखि खरिद अन्तर्गत आम्दानी, खर्च, बाँकी जनाउने तथा त्यसको अभिलेख, प्रतिवेदन सम्मको सम्पुर्ण कार्यविधि वा बैज्ञानिक व्यवस्थित तरिकाले राख्ने पद्धतिलाई नै जिन्सी व्यवस्थापन (Inventory Management) भनेर पहिचान गर्न सकिन्छ । यश लेखमा मुलतः वर्तमान सरकारी जिन्सी व्यवस्थापनको पहिचानको रूपमा रहेकोे छ । यसमा परिचय, उद्देश्य, बिबिध पक्षहरू, जिन्सी व्यवस्थापन चक्र, विविध इकाई वा Steps जिन्सी स्रेस्ताका प्रचलित महत्वपूर्ण फाराम सुची, जिन्सी व्यवस्थापनको महत्व र सुधारका अपेक्षा समेटिएको छ । अन्त्यमा लेख तयार गर्दा लिईएका सन्दर्भ सामग्री प्रस्तुत गरिएको छ ।

१.२ पहिचान :

जिन्सी सामग्रीहरुको योजना र अनुमान गर्नु, खरिद व्यवस्था, प्राप्ति, गुणस्तर नियन्त्रण, भण्डारण, सिपिङ्ग अर्थात् जहाज, पानीजहाजको व्यवस्थापन, भन्सार सफाई (Clearance) सामाग्रीहरु न्यूनतम उपयोगिता वा लिलाम गर्नु वा नष्ट गर्नु सम्मको सम्पुर्ण व्यवस्थापन नै सरकारी जिन्सी व्यवस्थापन हो ।

सरकारी जिन्सी सामानहरुमा खर्च भएर जाने (एक बर्ष भन्दा कम खप्ने) र खर्च भएर नजाने (एक बर्ष भन्दा बढी खप्ने) प्रमुख छन् । प्रभावकारी र कुशल जिन्सी व्यवस्थापनले संगठनको उद्देश्य पुर्ति हुन्छ । सरकारी स्रेस्ता प्रणालीमा जिन्सी एउटा महत्वपूर्ण पक्ष हो । जिन्सी सामानहरुको आम्दानी - खर्च र बाँकी जनाउने र तत्सम्बन्धी अभिलेख र प्रतिवेदन तयार पार्ने कार्यविधिलाई जिन्सी स्रेस्ता भनिन्छ । यश अन्तर्गत विभिन्न किसिमका सामानहरु खरिद गर्ने, भण्डारमा दाखिला गरि अभिलेख राख्ने तरिका तथा खर्च गर्न निकासा गर्ने तरिका समेतको सिलसिलाबध्द प्रक्रिया हो ।

सरकारी मालसामान खरिद गर्ने, आम्दानी खर्च गर्ने, हस्तान्तरण गर्ने र मिन्हा गर्ने सम्बन्धि आर्थिक प्रशासन सम्बन्धि नियमहरु बमोजिम गरिएको कारोबारको अभिलेख राख्ने सम्बन्धमा सबै सरकारी कार्यालयहरुमा एकरुपता कायम गर्ने उद्देश्यले २०२० सालदेखि नयाँ जिन्सी स्रेस्ता प्रणालीको व्यवस्था गरेको पाईन्छ । यश स्रेस्ता प्रणालीमा प्रमुखत: खरिद प्रक्रिया, भण्डार दाखिला र निकासा सम्बन्धि कार्यमा प्रयोग गर्नको लागि विभिन्न जिन्सी लेखा फारामहरुको ढाँचा पनि तोकिएको छ । हिजोआज अन्तर्राष्ट्रियस्तरका गैरसरकारी संस्थाका परियोजना व्यवस्थापनले निर्दिष्ट गरेका केही बिशेष किसिमका स्वीकृत जिन्सी स्रेस्ता बाहेक अधिकांशत: सरकारी कार्यालयहरुमा परम्परागतरुपमै जिन्सी स्रेस्ता प्रणालीको व्यवस्था गरेको पाईन्छ ।

सारांशमा जिन्सी मालसामानहरुको योजना तथा अनुमान गर्ने देखि खरिद अन्तर्गत आम्दानी खर्च बाँकी जनाउने तथा त्यसको अभिलेख प्रतिवेदन सम्मको सम्पुर्ण कार्यविधि वा बैज्ञानिक व्यवस्थित तरिकाले राख्ने पद्धतिलाई नै जिन्सी व्यवस्थापन (Inventory Management) भनेर पहिचान गर्न सकिन्छ ।

"Inventory Management is concerned with Planning and Estimate, purchasing, receiving, quality control, Inventory handling warehouse, shipping and custom clearance disposal of scraps and surplases etc"

२. उद्देश्य :

विभिन्न उद्देश्य वाट खरिद भएका सामानहरुको प्रयोगको अवस्था, हिफाजत तथा सुरक्षाको व्यवस्था, सामान प्राप्ति  भए/नभएको जानकारी, अनावश्यक सामान वा अत्यावश्यक सामानहरुको लगत, जिन्सी, सामानको उचित व्यवस्थापन गर्न सरकारी जिन्सी व्यवस्थापन रहेको छ । बुँदागत रूपमा सरकारी जिन्सी व्यवस्थापनका उद्देश्यहरु निम्नलिखित छन् :

२.१ ठिक समयमा सामग्री तथा उपकरणहरु आवश्यकताअनुसार आपूर्ति व्यवस्थापन गर्न ।

२.२ ठिक ढंगले भण्डारण गरि सामग्री सुरक्षा बाहेक आवश्यकताअनुसार व्यवस्थापन गर्ने ।

२.३ अनावश्यक सामग्रीहरुको खरिद व्यवस्था नियन्त्रण/व्यवस्थापन गर्न ।

२.४ अत्यावश्यकिय व्यवस्थापनका लागि जिन्सी नियन्त्रण गर्न ।

२.५ खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने सामग्रीहरु नियमितरूपमा प्राप्त गर्न ।

२.६ जिन्सी सामानको आवश्यकता, खरिद र तत्सम्बन्धी नीति निर्धारण गर्न आवश्यक सुधार उपलब्ध गराउन ।

२.७ सरकारी जिन्सी सामानको सदुपयोग गर्न ।

२.८ सम्बन्धित पक्षलाई आवश्यक विवरण उपलब्ध गराउन ।

२.९ सरकारी जिन्सी सामानहरुको हानी/नोक्सानी, क्षति हुन नपाउने व्यवस्था गर्न ।

२.१० कार्यालयमा समयसमयमा आवश्यक पर्ने तथ्य तथ्यांकहरु तथा सूचना उपलब्ध गराउन जुन जिन्सी सम्बन्धि प्रतिवेदनहरुका लागि आवश्यक पर्दछन् ।

२.११ निर्माण सम्बन्धि प्रतिवेदनहरुका लागि चाहिने मुल्यांकनमा सहायता पुर्याउन ।

२.१२ वैदेशिक स्रोतको अत्युत्तम सदुपयोग गर्न ।

२.१३ वैदेशिक अनुदान, ॠण, सहायता आदिको बैज्ञानिक व्यवस्थित तरिकाले स्रेस्ता व्यवस्थापन गर्न ।

२.१४ पूँजीगत सामग्रीहरुको ह्रास कट्टी गरि पुनः प्रतिस्थापन (Replacing) गर्ने ।

२.१५ रेखदेख, सुरक्षा, सम्भार आदि गर्न प्रभावकारी, मितव्ययी, सरल, विश्वसनीय, जवाफदेही, जिम्मेवारीपूर्वक, जिन्सी सामग्रीको व्यवस्थापन गरि ठीक ढंगले लगत तयार गर्न ।

३. विविध पक्षहरू :

यश अन्तर्गत जिन्सी व्यवस्थापन चक्र (Inventory Managemeny Cycle) को विविध एकाइ Steps बारे संक्षेपमा चर्चा गरिन्छ :

३.१ जिन्सी व्यवस्थापन चक्र (Inventory Management Cycle) :

३.१.१ योजना र अनुमान
३.१.२ खरिद प्रक्रिया
३.१.३ भण्डार व्यवस्थापन
३.१.४ जारी (Issues) गर्नु
३.१.५ निरीक्षण तथा सुपरिवेक्षण ।

३.१.१ योजना र अनुमान (Planning and Estimating)

३.१.१.१ प्रयोगकर्ता : एकाइ/शाखाहरु, बिभागहरु र महाशाखाहरुको माग संकलन

३.१.१.२ आगामी वा सञ्चालित कार्यक्रम सञ्चालनका लागि आवश्यक सामग्रीहरुको कुल आवश्यकता

३.१.१.३ अतिरिक्त स्रोतहरु वाट आवश्यकताको परिपुर्ति

३.१.१.४ आन्तरिक स्रोत, मौज्दात, बजेट आदि समेतवाट आवश्यकताहरुको परिपुर्ति

३.१.१.५ भण्डारण क्षमता ।

३.१.२ खरिद व्यवस्था (Procurement)

३.१.२.१ सामान्यतः आपुर्तिकर्ताको छनौट, सामान बस्तुको स्थापित मुल्य, खरिद आदेशको तयारी र आपूर्ति सम्झौता वितरकहरुको सुचीको व्यवस्थापनमा निर्भर रहन्छ ।

३.१.२.२ खरिद व्यवस्थाका लागि अपनाउनु पर्ने कदममा आउने क्रियाकलापहरु विशेषतः आकार, सामान वा वस्तुको गुण र  गुणस्तर सामग्री वा उपकरणहरुको परिचितता, यश उद्देश्यका लागि प्राविधिक विशिष्टिकरण कागजातहरुको माध्यमवाट तयार गरिन्छ । जस्तो: क्याटलग, वितरकका वाट ड्रइङ र नमूनाहरु आवश्यकतानुसार संकलन गरिन्छ । वितरण महाशाखा, बिभागहरु र खरिदकर्ता र प्रयोगकर्ताहरुका वीचमा वार्ता हुन्छ । विशेषतः प्राविधिक पक्ष र सामग्री उपकरणहरुको खरिद गर्नका लागि अपनाउने गरिन्छ ।

३.१.२.३ कुनै एक प्रकारको गुणस्तरको सामग्री र उपकरण दाखिला गर्ने निर्णय सहित प्रस्तुत हुनुपर्छ । यसमा परिणाम बारे  निश्चित गर्नुपर्छ ।

३.१.२.४ सामग्रीहरु र उपकरणको परिणाम खरिद गर्नका लागि निम्नलिखित कुरामा निर्भर हुनुपर्छ :

® आवश्यकता
® बजेट
® भण्डारण क्षमता ।

३.१.२.५ खरिद व्यवस्थाको उद्देश्य परिपुर्ति गर्न निम्नलिखित तथ्यहरु अपनाउनु पर्दछ :

® आर्थिक परिमाण/आकार वा आर्थिक आदेश बमोजिमको परिमाण (EQQ)

® वित्तीय संयम र कार्यविधिको पालन

® खरिद व्यवस्थाका लागि सामान्यतः जिन्सी सामान प्राप्ति पश्चात् स्थान वाट आदेश गरिन्छ ।

® सुरक्षीत मौज्दात, प्रतिस्थापन समय, पुर्नआदेश बिन्दु, सामग्रीहरुको स्तर जनाउने आदेशानुसार सामान पुग्नु पर्छ ।

® खरिद वित्तीय नियमानुसार गरिन्छ । वित्तीय/आर्थिक प्रशासन सम्बन्धि नियमानुसार वितरणकर्ताहरुलाई कोटेशन वा टेण्डर दाखिला गर्न दिईन्छ । कोटेशन वा टेण्डर कागजातको विश्लेषण हुन्छ । सामान्यतः खरिदमा घटी वा न्यून बोल अंकलाई छनौट गरिन्छ । यदि न्यून वा घटी वा न्यून बोल अंक वा ठेकेदार/वितरकलाई छनौट नगरिनेमा कारण खोल्नुपर्छ । यसका कारणहरु निम्नलिखित हुने सम्भावना हुन्छ :

® आवश्यकता अनुसार वितरण गर्न नसक्ने ।

® विगतको अनुभव संतोषजनक नभएको ।

® कोटेशन वा टेण्डर कागजात बिचारणीय रूपमा ढिलो गरि प्राप्त भएको ।

अन्त्यमा खरिद आदेश भएपछि सामानहरुको प्राप्ति नोट र बिलहरुलाई खरिद आदेश र स्पेशिफिकेशन सँग रुजु गर्नुपर्छ । एकैपटक सामानहरु प्राप्ति भैसकेपछी बिल र अन्य सम्बन्धित कागजातहरु साथ सम्मीलित गरि प्रमाणित गरि भुक्तानीका लागि लेखामा प्रस्तुत गरिन्छ ।

३.१.३ भण्डारण क्षमता (Storage Capacity)

भण्डारमा उपकरण/सामग्री/सामानहरु प्राप्ति हुन्छन् । निम्नलिखित कागजातहरु रुजु गरि मिलाई भण्डारमा दाखिला गरिन्छ :

© इन्भ्वाईस, बीलहरु
© खरिद आदेश
© सम्झौता र अन्य सम्बन्धित कागजातहरु
© खाताहरुको अभिलेखिकरण बील, कार्डस्
© ठीक सामान ठीक ठाउँमा भण्डारण
© राम्रो प्रशिक्षित  स्वउत्प्रेरित कर्मचारी
© राम्रो मौज्दातको लेखाङ्कन
© अभिलेख भौतिक मौज्दातसँग समर्थित हुनुपर्दछ ।

३.१.४ जारी गर्नु (Issues)

स्वीकृत सामग्रीहरु बिधिवत जारी गर्नुपर्दछ । यसका लागि केहि निश्चित आधार र पद्धतिलाई अपनाउनु पर्दछ । जसमा विशेषतः FEFO methods (First Expired First out) र LEFO methods (Last Expired First Out) विधि अपनाउन सकिन्छ । पहिलो बिधि नै व्यावसायिक/व्यापारीक क्षेत्रमा बढी प्रचलित छ भने सरकारी वा सोही कार्य प्रकृतिमा दोस्रो पद्धति पनि अपनाईन्छ । प्रत्येक आईटमहरुको उचित किसिमले लेखांकन गरिनु पर्दछ । जुन कार्य कार्यक्रमको आवश्यकता अनुरुप गरिन्छ ।

३.१.५ निरीक्षण र सुपरिवेक्षण (Inspection and Supervision)

जिन्सी सामग्रीहरुको निरीक्षण र सुपरिवेक्षण नियमितरूपमा गरिनुपर्छ । सामान्यतः निरीक्षण प्रतिवेदनले निम्नलिखित बुँदाहरुलाई प्रतिबिम्बित गरिनुपर्छ :

® आइटम पुनः मर्मत हुनुपर्दछ ।
® आईटमहरु पुनः न्यूनतम पत्रु मुल्यमा बिक्रि गरिन्छ ।

® ति आइटमहरुको हिसाब वा लेखांकनमा न आएपनि खाता अभिलेखमा भौतिक गणनाको रूपमा रहन्छ ।

® आइटमहरु नोक्सानीको जर्तिवाट लेखांकनमा कटौती गर्नुपर्दछ ।

® अन्य सान्दर्भिक विषयबस्तुहरु यसमा समावेश हुन्छन् ।

४. ABC विश्लेषण उत्तम नियन्त्रण :

मौज्दातको निरीक्षण तथा अनुगमनका लागि यो विधि प्रयोग गरिन्छ । सबै प्रकारका आईटमहरुलाई प्रमुखत तीन वर्गमा वर्गीकरण गर्न सकिन्छ । यसका उद्देश्यहरु निम्नलिखित रहेका छन् :

वर्ग A = बढी लागतका मुल्यका आईटमहरु/सामानहरु यश वर्गीकरणमा राखिन्छ ।

वर्ग B = मध्यम/लागत मुल्यका आईटमहरु/सामानहरु यस वर्गीकरणमा राखिन्छ ।

वर्ग C = कम मुल्य/लागतका आईटम/सामग्रीहरु यश वर्गमा राखिन्छ ।

वर्ग A = वर्गिकृत सामग्रीहरुलाई सामान्यतः दैनिक अनुगमन गर्नुपर्दछ ।

वर्ग B = वर्गिकृत सामग्रीहरुलाई साप्ताहिक वा पाक्षिकरूपमा निरीक्षण वा जाँच गर्नुपर्दछ ।

वर्ग C = वर्गिकृत सामग्रीहरुलाई महिनावारीरुपमा चेकिङ गर्दा प्रभावकारी जिन्सी नियन्त्रण कायम गर्न सकिन्छ ।

५. जिन्सी व्यवस्थापनमा प्रयोग हुने फारमहरु :

तत्कालीन श्री ५ को सरकारले २०२० साल माघदेखि लागू गरिएका जिन्सीका नयाँ ढाँचाको स्रेस्तामा जिन्सीको उद्देश्यहरु परिपुर्तिका लागि १३ वटा जिन्सी सम्बन्धि फारामहरु प्रयोग भएको पाईन्छ । यश जिन्सी स्रेस्तामा संवैधानिक निकाय महालेखा परिक्षकको बिभाग द्वारा स्वीकृत फारम नं.४५ देखि ५७ सम्मका विभिन्न फारामहरु द्वारा सबै कार्यालयहरुमा एकरुपता र नियमानुसार स्रेस्ताहरु राखि जिन्सीको प्रभावकारी नियन्त्रण गर्ने अभिप्राय राखिएको पाईन्छ । साविकको म.ले.प.फा.नं.लाई परिमार्जन गरि देहायबमोजिम केहि नयाँ थप सहित परिमार्जित सुचीपत्र रहेको छ ।                                                                                                                              ५.१ माग फाराम : साविक ५१ { परिमार्जित हाल ४०१}

५.२ खरिद आदेश : साविक ४५ { परिमार्जित हाल ४०२}

५.३ दाखिला प्रतिवेदन : साविक ४६ { परिमार्जित हाल ४०३}

५.४ खर्च निकासा : साविक ५१ { परिमार्जित हाल ४०४}

५.५ जिन्सी स्टोर फिर्ता : साविक ७८ { परिमार्जित हाल ४०५}

५.६ हस्तान्तरण फाराम : साविक ४६ { परिमार्जित हाल ४०६}

५.७ खर्च भएर जाने जिन्सी खाता : साविक ५३ { परिमार्जित हाल ४०७}

५.८ खर्च भएर नजाने जिन्सी खाता : साविक ४७ { परिमार्जित हाल ४०८}

५.९ विन कार्ड (नयाँ)  : म.ले.प.फा.नं.४०९

५.१० जिन्सी मिन्हा फाराम  : साविक ५० { परिमार्जित हाल ४१०}

५.११ जिन्सी निरीक्षण फाराम : साविक ४९ { परिमार्जित हाल ४११}

५.१२ जिन्सी सहायक खाता (नयाँ) : म.ले.प.फा.नं.४१२

५.१३ जिन्सी मौज्दातको बार्षिक विवरण : साविक ५७ { परिमार्जित हाल ४१३}                                                                                 ५.१४ मर्मत सम्भार तथा संरक्षण आवेदन फाराम  (नयाँ) : म.ले.प.फा.नं. ४१४                                                                    ५.१५ मर्मत सम्भार तथा संरक्षण अभिलेख खाता (नयाँ) : म.ले.प.फा.नं. ४१५                                                                     ५.१६ भाडामा दिएको लिएको सम्पत्ति अभिलेख खाता : साविक ५५, ५६ { परिमार्जित हाल ४१६}                                                  ५.१७ घर जग्गा लगत किताब : साविक ५३ { परिमार्जित हाल ४१७}   ५.१८ स्पेयर सम्पत्ति मुल्यांकन फाराम (नयाँ) : म.ले.प.फा.नं. ४१८

५. जिन्सी व्यवस्थापनको महत्व :

जिन्सी व्यवस्थापन कार्यालयको महत्वपूर्ण क्षेत्र हो । यसका महत्व देहायका बुँदाहरुमा लिपिबध्द गर्न सकिन्छ :

५.१ Financial Resources वा कुल बजेटको ३० देखि ७० प्रतिशत सम्म जिन्सी सामग्री खरिद गर्नमा लाग्दछ । यो बिषयलाई बेवास्ता गरे घर कार्यालय डुब्ने हुँदा यसको सर्वाधिक महत्व रहेको छ ।

५.२ हिनामिना र बदमासी गर्ने क्षेत्र पनि यहीँ जिन्सी व्यवस्थापनको क्षेत्र हो ।

५.३ सानो कार्यालयको सानो बजेट लाई पनि राम्रो उपयोग Well Utilize गर्न सकिन्छ ।

५.४ जिन्सी व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी र दक्षता Effective and Efficiency को साथ रेखदेख तथा सञ्चालन गर्नुपर्दछ ।

५.५ खर्च हुने र नहुने सामग्रीहरुलाई स्पष्टरूपमा वर्गीकरण गरि राख्न सकिन्छ ।

५.६ जिन्सी व्यवस्थापन सम्बन्धमा नेपालमा बि.सं.२००८ सालमा बजेट व्यवस्थाको शुरुआत र बि.सं.२०२० माघ देखी लागू हुने गरि नयाँ ढाँचाका जिन्सी स्रेस्ता प्रणाली लागू गरियो ।

५.७ सरकारी बजेट रकम मुख्यतः मालसामान उपलब्ध गर्ने र सेवाहरु उपलब्ध गर्ने सँग सम्बन्धित छ ।

५.८ सामग्रीहरुको सुरक्षा, हिफाजत, अनावश्यक प्रयोग र हिनामिना हुनवाट नियन्त्रण  गर्न जिन्सी व्यवस्थापन महत्वपूर्ण छ ।

५.९ जति सरकारी ढुकुटीमा रहेको नगदको सुरक्षा र हिफाजतको आवश्यक छ, त्यति नै सरकारी कार्यालयमा रहेको जिन्सीको पनि सुरक्षा तथा हिफाजत गर्न आवश्यक हुन्छ ।

५.१० जिन्सी सामग्रीहरुमा सरकारी वा व्यवसायले बढी रकम खर्च गरेको हुन्छ । तर, जिन्सी मालसामानहरुमै हेलचेक्र्याई बढी हुने हुन्छ । जसको फलस्वरूप जिन्सी मालसामानहरुको हानी नोक्सानी तथा हिनामिना हुनवाट रोक्न जिन्सी व्यवस्थापन राम्रो हुनुपर्दछ ।

५.११ सामान्यतः कार्यालयमा १ बर्षको अनुमान गरि सञ्चालन गर्दा पनि Quality, Quantity, Requriments, Needs, Resources, Preservation (संरक्षण), गुणस्तर कायम, ह्रास नआउने, जहाँ जुन सामग्री आवश्यक छ, प्रवाह गर्ने, प्राप्त भएको निकासाको लगत राख्ने, बाँकी मौज्दात सुरक्षीत साथ राख्ने, प्रयोग गर्दा भएको नोक्सान मिनाह गर्ने/गराउने, अवधि सकिएका टुट फुट भइ काम ल्याउन नसकिने लिलाम गर्ने, नियमपुर्वक लगत कट्टा आदि जिन्सी व्यवस्थापनका महत्वपूर्ण पक्षहरू हुन् ।

२.१२ सार्वजनिक सम्पत्तिको सदुपयोग गर्न खास गरि जिन्सी मालको  लगत तयार गर्ने, निरीक्षण गर्ने, जिन्सी मालसामानको संरक्षण र बरबुझारथ आदि सँग सम्बन्धित रहेको छ ।

२.१३ जिन्सी लेखापालनमा खरिद सम्बन्धि कार्यविधि, जिन्सी निरीक्षण र जिन्सी मौज्दातको बार्षिक विवरण तयार गर्ने कार्यविधि आदि अपनाउनु पर्ने हुँदा यसको अत्यन्त महत्व छ ।

६. सरकारी जिन्सी व्यवस्थापन सुधारको अपेक्षा :

६.१ सरकारी जिन्सी व्यवस्थापनमा योजना र अनुमान (Planning and Estimating) विशेषतः खरिद गुरुयोजना बैज्ञानिकरुपमा प्रयोग गर्न नसकिरहेको अवस्था भएकाले यसको पुर्णरुपमा प्रयोग हुनुपर्दछ ।

६.२ भण्डार व्यवस्थापन (Storage) अव्यवस्थित र सामान थन्क्याउने, खोजेको बखत प्राप्त गर्न नसकिरहेकोले व्यवस्थित भण्डार बनाईनु पर्दछ ।

६.३ अधिकार प्राप्त अधिकारीको आदेश र निर्देश परम्परागत ढंगवाट निर्वाहमुखी चलिरहेको छ । समयको हाँक, चुनौती एवं मागलाई समेटन नसकिरहेको अवस्था छ । समसामयिक स्पष्ट ऎन, कानुनको व्यवस्था हुनुपर्दछ ।

६.४ जिन्सी निरीक्षण औपचारिकता पूरा गर्ने कागजी प्रक्रियाको रुपमा मात्र रहेको र सुपरिवेक्षणको अवस्था नगन्य छ । जिन्सी निरीक्षण कार्यमुखी र नियमित सुपरिवेक्षण एवम् अनुगमनको व्यवस्था हुनुपर्दछ ।

६.५ बि.सं. २०२० को जिन्सी स्रेस्तामा समसामयिक सुधार गरि परियोजना व्यवस्थापनलाई समेत समेटने पद्धतिको अभाव छ । अन्तर्राष्ट्रियस्तरको स्वीकृत जिन्सी फारामहरु हाम्रो जिन्सी स्रेस्ता र जिन्सी व्यवस्थापनमा समेटनु पर्दछ ।

६.६ म्यानुअल रूपमा रहेको Procurement system लाई पुर्णतः केन्द्रिय संरचना वाट प्रदेश र स्थानीय तहसम्म बिस्तार गरि सम्पुर्ण निर्माण कार्य स्थानीय तहमा उपभोक्ता समिति वाट निर्माण गरिने कार्यमा समेत e-procurement पद्धति अनिवार्य रूपमा लागू गरिनुपर्दछ ।

६.७ सार्वजनिक खरिद ऎन तथा नियममा नियम निर्माण हुनुभन्दा पहिला अर्थात् आर्थिक प्रशासन सम्बन्धि नियमावलीमा विद्यमान समस्या तथा चुनौतीहरु "ज्युँ का त्युँ" छन् जस्तो सरकारी सम्पत्तिको लगत ठिकरुपमा नहुनु, मर्मत सम्भार गर्नुभन्दा सरकारी सम्पत्ति लिलाम वा नष्ट भएर गइरहेको अवस्था, सरकारी सम्पत्तिको दुरुपयोग नियन्त्रण हुन नसक्नु आदि ऎनका दफा तथा नियमहरुलाई सक्रिय बनाउन नसके खारेजी गर्नुपर्ने र उत्तम बिकल्पको समेत व्यवस्था हुनुपर्ने अनिवार्य भैसकेको छ ।

७. उपसंहार :

सरकारी, सार्वजनिक संस्थान, सरकारी संस्थान, विद्यालय, महाविद्यालय, विश्वविद्यालय, सहकारी, प्राइभेट लिमिटेड कम्पनी, प्रतिष्ठान, व्यवसायिक, व्यापारिक, संगठित संस्था समेत सबै निकायहरू संगठनात्मक रुपमा संचालित हुन्छन् । व्यवस्थापनको मुल सिद्धान्त 3M =Man, Money, Machine को रुपमा रहेको मेसिनरि औजार तथा जिन्सी सामग्रीहरुको प्रयोग अनुरुप जिन्सी सामग्रीहरुको व्यवस्था अपरिहार्य रहन्छ नै ।

बिभाग र सोसरहका केन्द्रिय निकायहरूमा बिभागीय भण्डार तथा डिपार्टमेन्ट स्टोरको व्यवस्था गरिएको समेत पाईन्छ । समय परिवर्तन संगै संगठनले बस्तु वा सेवाको बिस्तार गर्दै लैजानु परिरहेको परिप्रेक्ष्यमा भण्डार व्यवस्थापन वा जिन्सी व्यवस्थापनलाई परम्परागत रुपवाट सुधार गरि बैज्ञानिक, बैधानिक, व्यवस्थित, सरल, भरपर्दो  र वस्तुनिष्ट बनाउनै पर्दछ ।

माथी उल्लेख गरिएको विश्लेषणात्मक लेख वाट यो कुरा छर्लङ्ग भैसकेको छ कि हाम्रो जिन्सी व्यवस्थापनको समग्र पक्ष (paradigum shift) परम्परागत ढररावाट माथि उठन नसकिरहेको अवस्था विद्यमान रहेकोे छ । ठाउँ ठाउँबाट हुने चुहावट (Liekage) ले गर्दा नेपाली प्रसिद्ध उखान "गाईको थुन न बाच्छाको मुख" को जस्तो अवस्था छ । यसको तात्पर्य न त सेवाग्राहीले तिरेको कर (शुल्क) को पुर्ण सदुपयोग भै सरल, मितव्ययी, गुणस्तर र प्रभावकारी सेवा प्राप्त गर्न सकिरहेको अवस्था छ न त उत्पादक कम्पनी उद्योग धन्दाहरुले आफ्नो बस्तुको वास्तविक मुल्य (Real Value) प्राप्त गरि स्वदेशी उद्योग धन्दा र व्यवसायहरुको सफलता एवम् सहि संरक्षणको अवस्था छ ।

वर्तमान समयमा संघीयताको कार्यान्वयन भैसकेको सन्दर्भमा राज्यको एकाइ वडा कार्यालयदेखि राष्ट्रपतिको कार्यालय सम्म स्थानीय, प्रदेश र संघ सरकार र सम्बन्धित संघ संस्थान समेतमा राज्यको स्रोतको करिबकरिब ३०% देखि ७०% सम्म्को स्रोत रहेको जिन्सी व्यवस्थापन सहि ढंगले समुचित व्यवस्थापन अत्युत्तम उपयोग गर्न अपरिहार्य रहेको छ ।

नेपालको जिन्सी तथा खरिद व्यवस्थापनका प्रमुख समस्याहरू बुँदागत रूपमा औंल्याउँदा खरिद सम्बन्धि गुरुयोजनाको अभाव, पुराना सामाग्री मर्मत सम्भारको अभाव, खरिद एकाइको समुचित व्यवस्थापन एकद्वार खरिद नीति नहुनु, जिन्सीमा काम गर्ने दक्ष जनशक्तिको अभाव, लेखा जस्तैः गरि जिन्सीलाई नियमन, जिन्सी परिक्षण तथा मुल्यांकन रुजु बेरुजुको अभिलेखिकरण, उचित गोदाम संरक्षण एवम् भण्डार व्यवस्था नहुनू जस्ता चुनौतीपूर्ण अवस्था रहेको सन्दर्भमा तीनै तहको सरकार सम्बन्धित निकाय यश सम्बन्धमा बिशेष चनाखो र सतर्क रहनु पर्दछ  ।

अन्त्यमा भन्नै पर्ने बिषयका सम्बन्धमा सम्बन्धित निकाय, तोकिएको जिम्मेवारी, उत्तरदायी र जवाफदेहिताको भुमिका निर्वाह गर्ने निकाय तथा तोकिएको राष्ट्रसेवक कर्मचारीको अलावा आम जनसमुदाय समेतमा सरकारी सम्पत्तिको एकएक हिस्सा प्रत्येक व्यक्तिको रहने हुँदा यो राष्ट्रिय सम्पत्तिको रेखदेख, निगरानी प्रत्येक व्यक्ति र सचेत नागरिक वा नागरिक समाजको समेत खबरदारी अनिवार्य हुनुपर्दछ ।

® समाप्त ®

लेखक परिचय :
~~~~~~~~~~

बसन्तराज अधिकारी
अधिवक्ता - एम.ए. (राजनीतिशास्त्र) ; बी.एल:, (कानुन) बी.ए. (अर्थशास्त्र/राजनीतिशास्त्र) ; बी.एड. (शिक्षा)
पुर्व उपसचिव, नेपाल सरकार 

✍️ रचनाकार : बसन्तराज अधिकारी
स्वनिवास : घोराही १७, दाङ, नेपाल ।

सन्दर्भ सामग्रीहरु (References)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

१. नेपालको संविधान, २०७२

२. सार्वजनिक खरिद ऎन, २०६३ र नियमावली, २०६४ परिमार्जन सहित

३. आर्थिक कार्यविधि ऎन, २०५५ र आर्थिक कार्यविधि नियमावली, २०६४

४. तत्कालीन श्री ५ को सरकारको स्रेस्ता प्रणाली लेखक द्वय मनिकलाल प्रधान र शिवप्रसाद मुनकर्मी, एडुकेशनल इन्टरप्राईजेज (प्रा.) लि.

५. BAT 21 Training Handsouts of Inventary Management, Ramesh B.Shrestha, Nepal Administrative Staff College, Jawalakhel Lalitpur, Nepal.

६. तत्कालीन आर्थिक प्रशासन सम्बन्धि नियमहरु, २०५६

७. जनक शिक्षा सामग्री केन्द्र लिमिटेड, स्मारिका बर्ष २१ अंक २९ औं बर्ष प्रवेशाङ्क ८ असोज, २०६३ मा लेखक स्वयंको प्रकाशित लेख पुनः परिमार्जन सहितको प्रस्तुति

८. "जागीरे-यात्रा" सिर्जनाहरुको सङ्गालो, २०७० ।                                                                                                            ९. बबई राष्ट्रिय साप्ताहिक, बर्दियावाट प्रकाशित जिन्सी व्यवस्थापन : सुधारको अपेक्षा बिषयक आफ्नै लेख  ।                                                                                                       १०. जिन्सी शाखा प्रमुख श्री श्यामकुमार शर्मा, राजापुर नगरपालिका, नगरकार्यपालिकाको कार्यालय परिमार्जित जिन्सी फाराम सौजन्य ।                                        🙏 धन्यवाद 🙏