२४५. संगठन (Organization) को सैद्धान्तिक परिचय, प्रशासकीय संगठनको विविध पक्ष, संगठनात्मक व्यवहार, नियन्त्रणको सीमा : संक्षिप्त विवेचना

संगठन (Organization) को सैद्धान्तिक परिचय, प्रशासकीय संगठनको विविध पक्ष, संगठनात्मक व्यवहार, नियन्त्रणको सीमा : संक्षिप्त विवेचना                    

📝 वसन्तराज अधिकारी

                                उपसचिव, नेपाल सरकार 

१. संगठनको सैद्धान्तिक अवधारणा, परिचय (Concept and theoretical Introduction of organizations)

संगठन (organization) सम्बन्धमा प्रशासनवीद् Luther Gullick ले P4 को सिद्धान्त प्रस्तुत गरेका छन् । जुन P1= Purpose P2= Persons P3= Process & P4= place हुन् । यहाँ संगठनलाई परिभाषित गर्दै प्रशासनविद् Luther Gullick भन्दछन् -

"Organization is the formal Structure of Authority through which work division are arranged define and coordinated for define objectives."

यसैगरी संगठनलाई परिभाषित गर्दै L.D. Mooney - "Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose."

Herbert Simon का अनुसार "समन्वयात्मक ढंगवाट सञ्चालन गरिएको योजनाबद्ध कार्य पद्धति हो जस अन्तर्गत प्रत्येक व्यक्तिलाई तोकिएको भुमिका निर्वाह गर्न वा कार्यसञ्चालन गर्न निर्दिष्ट गरिएको हुन्छ ।

Urwick यान्त्रिक धारणा प्रस्तुत गर्दै "संगठन भनेको मोटरकार बनाउँदा ढाँचा तयार गर्ने, कार बनाउने, कार तयार हुने जस्तै हो"  भनेका छन् । उनको यो धारणा व्यापक आलोचित छ । Urwick ले मानवीय पक्षको उपेक्षा गरेको, संगठन मानिसले बनाउँछन्, लक्ष्य प्राप्तिमा लैजान्छन्, सीप बिकास गर्छन् । organization engineer पर्याप्त कुरा होईन भनिएको छ ।

उपरोक्त परिभाषा अनुसार संगठन भन्नाले -

'organization as a structure, organization as a procedure and organization as a collective efforts भन्न सकिन्छ । संगठनका देहायका विशेषताहरु अनुसार यसका परिभाषालाई ठम्याउन सकिन्छ :

१.१ सामाजिक बनावट
१.२ लक्ष्यन्मुखी व्यवहार
१.३ विभेदित कार्य
१.४ विवेकपुर्ण समन्वय
१.५ प्रणाली
१.६ वातावरण
१.७ व्यक्तिहरूको सम्बन्ध
१.८ कार्यकारी नेतृत्व ।

२. आधुनिक प्रशासकीय संगठन/व्यवस्थापन (Modern Adminisistrative organization management)

आधुनिक प्रशासकीय संगठन व्यवस्थापन नयाँ प्रविधी, छिटो छरितो, चुस्त दुरुस्त संगठन, बैज्ञानिक आधुनिक व्यवस्थापन वा प्रशासन आदि विविध बिषयहरुको संयोजनमा सफ़ल सञ्चालन गर्न सकिन्छ । यसको लागि संगठनको विविध पक्षहरु देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ :

२.१ पदसोपान (Hierarchy or Scalar process)

यश पद्धतिमा भिन्नभिन्न श्रेणीहरु र तहहरुमा विभाजित संगठनका प्रत्येक तल्लो तह ठिक माथिल्लो तहको सहायकको रूपमा रहँदै शिर्षस्थान सम्म जाने प्रणाली लाई पदसोपान भनिन्छ ।

२.२ अख्तियार (Authority)

संगठनका पदसोपानमा रहेका पदाधिकारीहरुलाई प्रदान गरिएको अधिकार कुनै पनि बिषयमा अख्तियार वाला वाट स्वीकृति हुने व्यवस्था हुन्छ ।

२.३ आदेश (Command)

Max weber ले भनेझैं आदेशको शृङ्खलामा अधिकारको सिर्जना हुन्छ । आदेशको पालना प्रशासकीय संगठनमा अत्यन्त महत्वपूर्ण हुन्छ ।

२.४ नियन्त्रण (Control)

नियन्त्रण माथी वाट तल (upward to downward) हुन्छ भने उत्तरदायित्व तलवाट माथी (downward to upward) तिर जान्छ ।

२.५ निश्चित तहको  सोपान (Through proper channel)

निश्चित तहको सोपान भर्र्याङ्को खुड्किला झै हुन्छ । तहहरुको उल्लंघन गरिदैंन । यसलाई through proper channel भनिन्छ ।

२.६  रेखिय, सहायक र सहयोगी संगठन (Line, Staff and Auxillary organization)

संगठन सामान्यतः Line, Staff Unit मा रहन्छन् ।  Staff अन्तर्गत General, Technical र Auxillary हुन्छन् भने Line Unit मा Department - Division - Sections - Post, cooperations, commission हुन्छन् ।

२.७  "कोष्ठबर्ग"  संगठन (Matrix organization)

हिजोआज विशेषरूपमा matrix organization लोकप्रिय हुँदैछन् । जस्तैः आयोजना, परियोजना (Project) आदिमा प्रायः यश प्रकारका संगठन संरचित हुन्छन् ।

३. संगठनात्मक व्यवहार (organization behaviour)

यसमा व्यक्ति समूह र संगठनको प्रक्रियाको अध्ययन गरिन्छ । यसमा संगठन भित्रको व्यवहारको ज्ञान प्राप्त हुन्छ । संगठनात्मक व्यवहारको मुलसार मानव केन्द्रित दृष्टि हो । Human Side वा Work संगठनको अस्तित्वको लागि आधारभुत कुरा हो । राम्रो मेसिन सञ्चालन गर्न मानिस चाहिन्छ । मानिस बिनाको संगठन हुँदैन । संगठन भित्र मानवीय भावनाले समस्या पनि ल्याउँछ । कामदारको सन्तुष्टि, उत्साह तथा उत्प्रेरणाका कुराहरुले संगठन सञ्चालनमा प्रभाव पार्दछन् । हिजोआज संगठनात्मक व्यवहारमा अध्ययन अनुसन्धान र जानकारी प्रति विशेष जोड निम्नलिखित कारणहरुले दिने गरेको पाईन्छ :

३.१ संगठनको दिनानुदिन बढदै जाने कार्यक्षेत्र ।
३.२ नयाँ नयाँ मेसिन प्रविधि तरिका सिद्धान्तहरु जन्मिरहन्छन् तिनलाई ठिक तरिकाले बुझ्न र व्यवहारमा उतार्न ।
३.३ संगठनको ख्याति (Goodwill) विस्तार गर्न ।
३.४ संगठनलाई अरु प्रतिस्पर्धी संगठनहरुसँग सामना गरि अगाडि लैजान ।
३.५ संगठनको कार्यक्षेत्र अनुसार उत्पादन वा सेवालाई गुणस्तरीय र प्रभावकारी रूपमा व्यवहारमा उतार्न ।
३.६ बदलिँदो समय र परिस्थिति सँगै संगठनको उद्देश्य, लक्ष्य पूरा गर्न र संगठनलाई दीर्घ जीवन दिन ।
३.७ विश्वव्यापी महामारीवाट संगठनमा कार्यरत जनशक्तिलाई बचाउन स्वस्थ्य वातावरण, शारीरिक अभ्यास समेतलाई ध्यान दिन ।

४. च्याप्टो संगठन (Flat Organization)

फराकिलो वा चाक्लो आकारको संगठनस्वरूपको नामवाट पनि यसलाई चिनिन्छ । शुण्डाकार आकारको संगठन स्वरुप (The pyramid Types of organization) विकसित हुँदै गएमा यसले फराकिलो आकारको स्वरुप लिन पुग्दछ । जब देश कृषि क्षेत्रवाट क्रमशः औद्योगिक युग तर्फ लम्कन्छ तब संगठन पनि आफ्नो स्वरुप फेर्दै जान्छ । यस्तो अवस्थामा देशमा आर्थिक सामाजिक क्षेत्रमा विभिन्न नौला संस्थाहरु सिर्जना गरिन्छन् । निर्णय गर्ने अधिकार पनि स्वत: धेरै ठाउँमा पुग्दछ । फलतः शुण्डाकार संगठन स्वरुप कायम रहन सक्तैन । फराकिलो आकारको संगठन स्वरुपलाई Pancake Type of organization भनी नामाकरण गरिएको छ ।

यश संगठनका विशेष गुणहरु

४.१ नियन्त्रणको क्षेत्र क्रमशः फराकिलो हुनु
४.२ स्वच्छ एवम् स्वस्फूर्त काम गर्ने वातावरणको सिर्जना
४.३ दोहोरो सञ्चार प्रणालीको कार्यान्वयन
४.४ नीति निर्माणमा सामुहिक सहभागिता रहनु र
४.५ विकेन्द्रीकरणको सिद्धान्तमा कार्य सञ्चालन ।

यो सिद्धान्त आचरणवादी (behaviourlist) हरुले प्रतिपादन गरेका हुन् । मानिसले समुहमा बसेर कसरी काम गर्दछन्, उनिहरुलाई पैसा भन्दा काम गर्ने वातावरण, सुपरिवेक्षकसंगको सम्बन्ध, कामदारहरू बिचको आपसी सम्बन्धले कस्तो प्रभाव पार्दछ भन्ने बारे गरिएका विभिन्न अनुसन्धान अन्वेषणले यश सिद्धान्तको निर्माण गरेको हो ।  च्याप्टो वा थेप्चो (Flat Structure) मा पनि संगठन ढाँचा तयार पार्न सकिन्छ । थेप्चो आकार भन्नाले संगठनको सोपान कम भएको अथवा सबभन्दा तल्लो स्तरमा धेरै इकाई वा जनशक्ति रहि सुपरभाइजर वा माथिल्लो तह थोरै वा सानो रहेको भन्ने जनाउँछ । यस्तो आकार नियन्त्रण एवम् सुपरिवेक्षण गर्न सजिलो नियमित एवम् स्वचालित रूपमा काम हुने, नीतिगत निर्णय खास आवश्यक नहुने, सूचना र सञ्चारको अत्याधुनिक व्यवस्था भएको तथा अधिकारको शृङ्खला कम भए पुग्ने संगठन उपयोगी हुन्छन् ।

विशेषतः केन्द्रमा मात्र सीमित रहेको, थोरै प्रकारको काम गर्ने, प्राविधिक दृष्टिकोणमा अति महत्वपूर्ण काम गर्ने, स्पष्ट कार्यविवरण भै काम गर्ने, कर्मचारी स्वतन्त्र हुने संगठनहरु लाई यस्तो ढाँचाको संगठन संरचना उपयोगी हुन सक्छ । 

थेप्चो आकारको संगठनमा निम्नलिखित विभिन्न स्वरुप हुन सक्छन् :

(क) सोपान (Hierarchy)

मुल आधार सोपान रहने तर अधिकारको शृङ्खला छोटो भएको र कामको तह निकै कम भएको ।

(ख) वृताकार (Circle)

यस्तो संगठनमा सबैको समानस्तरको अधिकार र कर्तव्य रहने र समन्वयको लागि वेलाबेलामा भेटघाट छलफल बैठक र सम्पर्क हुने गर्छ । समिति, आयोग, परिषद्, कार्यदल जस्ता संस्थाको लागि यस्तो आकार उपयोगी हुन सक्छ ।

(ग) केन्द्रीकृत (Centralized)

वृत्ताकार जस्तैः तर एकजना समन्वयकर्ताको रूपमा रहने गरि आकार वा स्वरुप बनाउन सकिन्छ । वृत्ताकार हुँदा समन्वय, सम्पर्क एवम् एकीकरणका समस्या हुन सक्छन् ।  तर यश प्रकारको संगठन ढाँचामा यस्ता समस्या निकै न्यून रहन्छ ।

५. नियन्त्रणको सिमा (Span of Control) :

मुलतः नियन्त्रणको दायरा कामको प्रकृति, सुपरिवेक्षकको क्षमता र सहायकको दक्षतामा निर्भर रहन्छ । यश सिद्धान्तलाई निम्नलिखित बमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ :

५.१ सुपरिवेक्षक र सहायकको क्षमतामा निर्भर :

यदि दुवै सक्षम छन् भने दायरा फराकिलो हुन सक्छ ।

५.२ सुपरिवेक्षकको संगठन तहमा स्थान :

यदि माथिल्लो स्तरको सुपरिवेक्षक छ भने दायरा कम हुन् सक्छ ।

५.३ सहायकले उच्छिन्ने डर वा शंका :

काम प्रत्यायोजन हुने भएकाले दायरा पनि कम ।

५.४ सहायक माथी सुपरिवेक्षकको विश्वास :

पर्याप्त प्रत्यायोजन हुने भएकोले दायरा पनि फराकिलो ।

५.५ टिमवर्कको सम्भावना भएमा :

विवाद वा मनमुटाव कम हुने भएकाले दायरा फराकिलो ।

५.६ कामको प्रकृति वा किसिम :

गतिशील एवम् योग्य सुपरिवेक्षण भएमा दायरा फराकिलो ।

५.७ सञ्चारको आवश्यकता :

सम्पर्क वा सञ्चार छिटोछिटो हुनुपर्ने भएमा दायरा सिमित  ।

प्रत्येक सुपरभाइजरले आफुले प्रत्यक्ष रूपमा नियन्त्रण गर्नुपर्ने सहायकहरु कति छन् भन्ने बारेको जानकारीलाई नियन्त्रणको सीमा (Span of Control) भन्दछन् । तोकिएको सुपरभाइजरले तोकिएको संख्याको सहायकहरुलाई मात्र सुपरिवेक्षण एवम् नियन्त्रण गर्नुपर्दछ । प्रशासनको व्यवस्थामा नियन्त्रणको सिमा भन्नाले उच्च पदाधिकारी द्वारा आफ्नो अधिनमा कति निजामती कर्मचारीहरुको कार्यमा नियन्त्रण गर्न सकिन्छ भन्ने अर्थ बुझाउँदछ ।

डा.एम.डि. प्रसादको कथनानुसार - "नियन्त्रणको सीमा वास्तवमा ध्यानको सिमा हो । जसले आफ्नो मातहतका कर्मचारीहरुलाई उचित नीति निर्देशन अवगत गराउनुको साथै उनीहरुलाई नियन्त्रणको सीमा निर्धारण गर्नु हो ।"

ख्यातिप्राप्त विद्वान लेखक ह्यामिल्टनको अनुसार - "एक उच्च पदाधिकारीले आफ्नो मातहतका तीन वा चार निजामती कर्मचारीहरुको कार्यमा दक्षता तथा कुशलता पुर्वक सुविधा अनुकूल निरीक्षण गर्न सक्दछ ।"

लेखक द्वय वालेसर र हाल्डेनले - "यश संस्थाको सम्बन्धमा १०-१२ को बिचमा निर्धारण गरेको पाईन्छ । तर नियन्त्रणको सीमा निर्धारण गर्ने निम्नलिखित चार तत्वहरुलाई ध्यानमा राख्नु अत्यावश्यक हुन्छ :

(क) कार्य (Work)
(ख) व्यक्तित्व (Personality)
(ग) समय (Time) र
(घ) क्षेत्र (Sphere) । 

कसैले यश संख्यालाई ३/४ सम्म सीमित राखेका छन् भने कसैले ५-६ कसैले ८-१० भनेका छन् । यसैगरी लुथर गुलिकले नियन्त्रणको क्षेत्रलाई काम, समय र स्थानसँग सम्बद्ध गरेका छन् । नियन्त्रणको दायराले नै अधिकारको तह र पदको सोपान निर्धारण गर्न सघाउ पुर्याउँदछ । सेनामा, अक्रेष्टामा, जुलुसमा एकजनाले सयौं जनालाई नियन्त्रण गरिरहेका हुन्छन् । बैज्ञानिक कार्य, सीपमूलक कार्य आदिमा यो दायरा निकै सीमित हुन् सक्छ । नियन्त्रणको दायरा सम्बन्धमा फ्रान्सका व्यवस्थापन परामर्शदाता V.A. Graicunas ले गणितीय रुपमा एउटा सुत्र प्रतिपादन गरेका छन् । उनका अनुसार - सहायकको संख्या संख्यात्मक (Arthmetically) बढदा उनीहरु बिचको सम्बन्धको संख्या करिब ज्यामितिय (Geomertically) बढदछ् ।

उनको सुत्र  r = n(2n-1 + n-1)

यहाँ, r = सम्बन्ध,  n = सहायकको संख्या

सहायकको संख्या                      कुल सम्बन्ध संख्या
        १                                                १
        २                                                ६
        ३                                               १८
        ४                                               ४४

तर, सबै अवस्थामा यो सुत्र लागु हुँदैन । बुद्धि विवेक प्रयोग गर्नुपर्ने अवस्थाको काममा नियन्त्रणको दायरा सिमित हुन्छ भने शारीरिक काम गर्नुपर्ने वा निरन्तर दोहोरिरहने नियमित काममा नियन्त्रणको दायरा फराकिलो हुन् सक्छ । त्यसैले नियन्त्रणको दायरा (Span of Control) संगठनको परिवेशमा आधारित हुन्छ ।

सन्दर्भ स्रोत सामग्री :

१. लोक सेवा आयोगद्वारा लिईने नेपाल सरकारका शाखा अधिकृतदेखि सहसचिवसम्मका सन्दर्भ सामग्रीहरु
२. My autobiography श्री वसन्तराज अधिकारी fb page
३. जागीरे जीवनका सिर्जनात्मक सङ्गालो आफ्नै अप्रकाशित रचना सङ्गालोवाट साभार ।

लेखन तथा सम्पादन :

📝 वसन्तराज अधिकारी
उपसचिव, नेपाल सरकार
युवा तथा खेलकुद मन्त्रालय, सिंहदरबार, काठमाडौं, नेपाल  । 
[सोमबार १४ आषाढ २०७८ शुभम्]